Dinamizarea pietelor,

dezvoltarea in ritm sustinut a tehnologiilor si reducerea gradului de integrare al productiei conduce la o nevoie acuta de reorientare a fiecarei companii catre cresterea competitivitatii, eliminarea risipei de resurse si sporirea reactivitatii pe piata.

In acest context, se observa o orientare din ce in ce mai evidenta a companiilor catre domeniile principale de activitate (core business). Tendintele globale si provocarile viitorului determina o crestere a importantei activitatii de achizitii in fiecare companie, devenind in acest fel strategica pentru succesul organizatiei. Se impune astfel o trecere rapida de la abordarea clasica de tip functional la abordarea si actiunea moderna, orientata catre procese. Trebuie spus de la bun inceput ca activitatea de achizitii nu trebuie si nu poate fi incadrata in „administratie”.

Importanta achizitiilor in companie

devine evidenta in momentul in care discutam despre pastrarea gradului de competitivitate al companiei pe piata. Orice reducere a costurilor de achizitie determina in mod direct o imbunatatire a rezultatelor companiei, respectiv o crestere a profitului. In situatia in care costurile materiale din industria prelucratoare depasesc 50%, nici un alt domeniu de activitate din cadrul companiei nu exercita o asemenea influenta asupra raportului cost-profit precum activitatea de achizitii. Cu titlu orientativ se poate retine ca orice reducere cu un Euro a costurilor materiale corespunde unei cresteri cu 20 euro a vanzarilor, deci o reducere de costuri este de 20 de ori mai efectiva decat o crestere a vanzarilor. Reducerea costurilor materiale si a celor conexe (handling, transport, depozitare, etc.) este cel mai eficient mijloc de imbunatatire a competitivitatii companiei, chiar mai eficient decat cresterea productivitatii. Din acest punct de vedere, importanta achizitiilor este vitala pentru viitorul companiei, in detrimentul orientarii multor companii catre activitatea de vanzari.

Daca in trecut achizitiile erau percepute doar ca un simplu instrument de „taiere” a costurilor (Cost-Cutting), in etapa actuala rolul achizitiilor se schimba fundamental si trebuie sa intrepatrunda toate domeniile de activitate ale companiei: cercetare-dezvoltare-proiectare, resurse umane, productie, calitate, marketing, vanzari, financiar-contabil, etc. Achizitiile trebuie sa gandeasca si sa actioneze strategic. Companiile trebuie sa actioneze imediat pentru transformarea achizitiilor intr-o arma strategica. Numai in acest mod isi pot asigura succesul si viitorul.

Noile structuri de piata la nivel international, globalizarea achizitiilor (Global Sourcing), parteneriatul cu furnizorii precum si colaborarea interdisciplinara in companie (Advanced Purchasing) impune trecerea de la sistemul clasic de achizitii la cel modern, orientat strategic.

In trecut activitatea de achizitii

se concentra in principal pe derularea necesarului de materii prime, materiale, componente, etc., in timp ce un departament de achizitii modern si orientat strategic trebuie sa indeplineasca urmatoarele caracteristici esentiale:

Implementarea consecventa a strategiei de companie in politici coerente si eficiente pentru pietele de achizitii, furnizori, calitate si contracte
Prezenta activa pe pietele internationale de achizitii
Modelarea relatiilor de colaborare cu furnizori preferentiali
Colaborarea interdisciplinara in cadrul companiei prin Advanced Purchasing
Orientarea la costurile din piata prin Target-Costing
Initierea si derularea analizelor Make-or-Buy precum si elaborarea unor strategii pentru Outsourcing
Elaborarea de analize de pret si de produs
Valorificarea avantajelor de cost prin utilizarea diferitelor instrumente: livrari Just in Time (JIT), stoc la furnizor, stocuri in consignatie sau platforma de livrare

In practica multor companii se constata o neglijare, uneori chiar o marginalizare a departamentului de achizitii si o lipsa grava de interes pentru calificarea angajatilor din achizitii. Acest fenomen conduce la o serie de efecte negative, precum:

Know-how-ul furnizorilor nu este cunoscut sau suficient utilizat
Surse alternative sau complementare de achizitii sunt neglijate
Achizitiile nu opereaza aproape de furnizor
Cercetarea-dezvoltarea-proiectarea nu se aliniaza la tendintele si solutiile pietei
Problemele de procurare sau ale furnizorului nu se regasesc in procesul intern de solutionare a problemelor (Problem Solving)
Controlling-ul deficient impiedica orientarea si directionarea strategica in achizitii

Implementarea de catre companii a unor strategii de Outsourcing, de reducere a gradului de integrare al productiei prin pastrarea tehnologiilor strategice precum si de valorificarea avantajelor de cost sporeste importanta decisiva pe care o are performanta departamentului de achizitii in asigurarea competitivitatii companiei.

In timp ce achizitiile clasice functionau in principal sub forma unui „birouri de comenzi”, achizitiile moderne, strategice, necesita in primul rand, un profil modificat al resursei umane. In noile conditii, pe langa cunostintele de specialitate in achizitii, sunt necesare competente sociale si de management. Achizitorul modern este un „antreprenor”. Tipul clasic al achizitorului, de „administrator”, nu poate face fata noilor provocari. Este nevoie atat de dezvoltarea competentelor profesionale cat si a celor interpersonale (Soft Skills).

Achizitiile trebuie implicate de la bun inceput in procesele de cercetare-dezvoltare-proiectare pentru a avea posibilitatea de a cerceta piata din punct de vedere al tehnologiei, costurilor, termenelor si calitatii inca inainte de aparitia si solicitarea necesarului de catre productie. Aceasta orientare necesita un alt mod de gandire si o renuntare la abordarea conventionala a achizitiilor in companie. Este necesara o separare a atributiilor intre activitatea de achizitii strategice si cea de achizitii operative (dispozitia). Practic, toate atributiile de administrare si derulare a comenzilor trebuie alocate activitatii operative. Achizitorul strategic devine astfel „detinatorul contractului” in timp ce achizitorul operativ (disponentul) devine derulator logistic.

In noul context economic si tehnologic, potentialul achizitiilor este urias si trebuie descoperit si valorificat in interesul companiei. Profesionalismul, calitatea, flexibilitatea, interdisciplinaritatea si suveranitatea pretului devin atribute esentiale ale departamentului de achizitii care asigura un viitor durabil al companiei.