Inainte sa vanda, fiecare companie cumpara. In functie de propriul domeniu de activitate, se cumpara materii prime, materiale, componente, utilaje, echipamente, produse sau servicii. De la masina de injectie pentru productie, la notebook-ul reprezentantului de vanzari si cafea pentru protocol, toate companiile, mici sau mari, din industrie, comert sau servicii deruleaza procese de cumparare denumite standardizat achizitii. Majoritatea companiilor, inainte de toate cele din industrie, au unificat, profesionalizat si eficientizat activitatea de achizitii si au creat departamente specializate. Motivatia principala a acestui proces de centralizare a rezultat din nevoia evidenta de optimizare a costurilor ca urmare a presiunii pietei.

Datorita faptului ca rolul si importanta achizitiilor in companie nu este suficient de bine definita, reglementata si comunicata, in foarte multe organizatii apare si se dezvolta un fenomen de achizitii salbatice, cunoscut sub denumirea de Maverick Buying. Un studiu intocmit in Germania de catre  BME (Asociatia Profesionala pentru Supply Chain, Achizitii si Logistica) impreuna cu Boston Consulting Group in 2016 („Procurement 2020: Mean, Keen oder Lean?“) arata ca, in perspectiva anului 2020 doar 25% dintre companiile germane se vor afla sub cota critica de 5% Maverick Buying. Dincolo de aceasta cota, fenomenul de Maverick Buying se transforma intr-o povara financiara extrem de daunatoare oricarei companii.

Maverick Buying este acel tip de achizitie neplanificata si necontrolata, realizata fara implicarea departamentului de achizitii. Exista 3 tipuri definitorii pentru fenomenul de Maverick Buying:

  1. Achizitiile prin care se ocoleste complet departamentul de achizitii si procedurile de achizitii (Tip 1) – alte departamente din cadrul companiei (productie, maketing, IT) sau persoane cu functii de conducere (directori, manageri) isi aleg furnizorii, negociaza cu acestia si plaseaza comenzi, fara implicarea departamentului de achizitii;
  2. Implicarea tarzie a departamentului de achizitii in procesul de achizitie (Tip 2) – care se transforma astfel intr-un simplu derulator de comenzi pentru ca altcineva a solicitat deja oferte, a negociat preturi, termene si conditii;
  3. Contractele (cadru) existente nu sunt folosite pentru procesele de achizitii (Tip 3) – in companie exista contracte negociate de catre departamentul de achizitii, dar acestea nu se folosesc si se comanda in afara acestora.

In orice situatie in care alte departamente decat cel de achizitii sau alti angajati decat cei abilitati isi asuma direct procesul de achizitie, apar o serie de probleme si riscuri pentru companie. De multe ori, angajatii nici nu sunt constienti de prejudiciile pe care le provoaca companiei printr-o astfel de initiativa prost inteleasa. Foarte multi dintre ei se lauda/se apara cu argumentul ca „oricine stie sa cumpere”.

Care sunt totusi motivele care determina comportamentul de Maverick Buying in companii:

  • Lipsa procedurilor si politicilor de achizitie
  • Comunicare deficitara/Lipsa de transparenta a proceselor de achizitie in companie si a contractelor existente
  • Lipsa increderii in departamentul de achizitii
  • Performanta scazuta a proceselor de achizitie si/sau a colegilor de la achizitii
  • Timp de reactie mare cand apare un necesar urgent
  • Preferinte personale si relatii cu alti furnizori
  • Frustrare fata de birocratia interna
  • Presiunea clientilor interni/externi
  • Conflicte cu achizitorii
  • Apreciere gresita a competentelor in cadrul companiei
  • Lipsa unei viziuni de ansamblu asupra contextului si costurilor de achizitii

In timp ce departamentul de achizitii urmareste o abordare structurata a procesului de achizitii, celalalte departament se orienteaza foarte mult la factori de moment, cum ar fi: viteza de reactie, flexibilitatea si comunicarea facila. In ciuda unor avantaje superficiale si de moment precum: rapiditate, flexibilitate si personalizare sau oferte speciale, comportamentul de Maverick Buying conduce in ansamblu si pe termen lung la o serie de dezavantaje:

  • Numar mare de furnizori
  • Furnizori necalificati
  • Lipsa de transparenta a costurilor
  • Costuri de achizitie ridicate
  • Costuri mari de mentenata
  • Negociere ineficienta
  • Nerespectarea termenelor si conditiilor
  • Procese nesincronizate
  • Garantie redusa
  • Probleme de calitate

Dezavantajele financiare pentru companie cresc semnificativ de la Maverick Buying de Tip 1 catre Maverick Buying de Tip 3. De aceea, obiectivul principal in achizitii trebuie sa fie:

  1. Cresterea volumului de achizitii gestionat si coordonat de catre departamentul de achizitii;
  2. Implicarea timpurie a departamentul de achizitii in toate procesele de achizitii din companie;
  3. Utilizarea la maxim a contractelor (cadru) negociate de catre departamentul de achizitii;
  4. Incheierea de contracte (cadru) cu cat mai multi furnizori importanti si cu volume mari de achizitie.

Pentru controlul fenomenului de Maverick Buying in companie, se pot folosi urmatorii indicatori:

  1. Rata comenzilor (pentru Tipul 1 si 2) – volumul facturilor de achizitii care au la baza o comanda emisa prin departamentul de achizitii;
  2. Contributia departamentului de achizitii in procesul de achizitie (pentru Tipul 2) – cota volumului de achizitii realizat la prima implicare a departamentului de achizitii intr-una din fazele procesului de achizitii in volumul total de achizitii (de ex. 30% la selectia furnizorului, 80% la prima comanda);
  3. Gradul de exploatare (pentru Tipul 3) – cota volumului de achizitii realizat pe baza contractelor (cadru) incheiate de catre departamentul de achizitii;
  4. Price Compliance (pentru Tipul 3) – volumul de achizitii care corespunde preturilor stabilite contractual de catre departamentul de achizitii;
  5. Conditions Compliance (pentru Tipul 3) – volumul de achizitii care corespunde conditiilor stabilite contractual de catre departamentul de achizitii

Elementul definitoriu al achizitiilor moderne este „Suveranitatea Pretului” si de aici trebuie pornit in combaterea eficienta a comportamentului de Maverick Buying din orice companie. Important este cine stabileste pretul, conditiile si termenii (intr-un cuvant contractul) si nu neaparat cine plaseaza concret comanda. Suveranitatea Pretului trebuie sa ramana intotdeauna la departamentul de achizitii, in timp ce plasarea comenzilor poate fi realizata flexibil, in functie de specificul fiecarei companii. In plus, recomand elaborarea unei proceduri de achizitie la nivel de companie, care sa cuprinda toate etapele procesului de achizitii, obligatiile departamentelor, analize specifice, planificarea necesarului, criteriile de selectie furnizori, contractare, etc. O alta solutie pentru comabaterea  Maverick Buying este digitalizarea achizitiilor, sau ceea ce se cheama Procurement 4.0 in jargon de specialitate. De asemenea, implementarea unui sistem pentru managementul contractelor va avea un impact benefic la disciplinarea si transparenta achizitiilor. Nu in ultimul rand, training-ul intern in procedurile de achizitie si comunicarea stransa cu colegii de la achizitii vor determina reducerea fenomenului de Maverck Buying.

Inchei aceasta tema cu patru reguli usor de pus in practica si cu efect imediat in combaterea Maverick Buying:

  • Receptia livrarilor se face numai pe baza de comanda emisa de catre departamentul de achizitii;
  • Facturile nu se accepta la plata fara comanda din partea deartamentului de achizitii;
  • Comenzile se emit numai pe baza de contract (cadru), acolo unde exista un contract negociat;
  • Identificati furnizorii importanti si cu volum mare de achizitii si propuneti-le contracte (cadru).