Multe companii vorbesc despre achizitii strategice, dar cele mai putine o practica cu adevarat. Orientarea strategica a activitatii de achizitii trebuie sa inceapa, inainte de orice, cu stabilirea obiectivului strategic si abia apoi sa defineasca pasii concreti si masurabili, precum si responsabilitatile individuale pentru atingerea obiectivului stabilit.

Definirea obiectivului strategic pentru achizitii incepe cu o viziune asupra achizitiilor si a rolului acestora in cadrul companiei. Viziunea in achizitii deriva, se modeleaza si se perfectioneaza din viziunea companiei. O viziune reprezinta de fapt imaginea motivatoare si pozitiva a starii pe care doriti sa o atinga compania intr-un viitor bine definit. Viziunea indica directia de dezvoltare a companiei si cuprinde mult mai mult decat doar obiectivele economice ale companiei. O declaratie de genul „In urmatorii 5 ani vrem sa ajungem la 20% cota de piata” sau „Vrem sa crestem dublu cat piata la un profit de 15%” sunt pseudo-viziuni. O viziune adevarata este „Un computer pe fiecare birou si in fiecare casa” (Microsoft, 1975). O viziune trebuie sa schimbe lumea in sens restrans sau larg. Viziunea in achizitii reprezinta asadar imaginea pozitiv-motivatoare si viitoare a activitatii de achizitii care se subordoneaza si se integreaza in viziunea companiei.

Al doilea pas il reprezinta definirea si stabilirea strategiilor in activitatea de achizitii care are la baza planificarea pentru o perioada de 3-5 ani. Strategia cuprinde obiectivele strategice si motivatia acestora, precum si mijloacele, sansele, riscurile, preventia si alternativele din punct de vedere al costurilor. Strategia in achizitii inseamna mai mult decat simpla comparatie de preturi si alegerea celui mai mic pret. Strategia trebuie sa cuprinda cel putin elemente precum: puterea de achizitie, valoarea adaugata pe furnizori, inovarea, costuri, riscuri, calitate, make or buy, evaluare furnizori, produse, tehnologii, surse de aprovizionare. In acest sens se pot utiliza analizele de portofoliu, precum:

Puterea de achizitie

Portofoliu furnizori

Portofoliu produse

Al treilea pas il reprezinta stabilirea de actiuni concrete pentru fiecare element al strategiei de achizitii in scopul construirii unui sistem coerent de gestiune, masura si control al achizitiilor si care sa se integreze perfect in sistemul de management al companiei.

Urmatoarele aspecte sunt vitale in procesul de orientare strategica a achizitiilor:

• Determinarea strategica a preturilor de achizitie (target-costing) in interiorul departamentului de achizitii si care implica un inalt grad de cunoastere din partea achizitorilor. Preturile tinta trebuiesc calculate independent de catre achizitor care trebuie sa le fundamenteze ca atare catre furnizori. In acest sens, achizitorii trebuie sa stapaneasca informatii relevante despre cotele de material, cotele de personal, tarife masini si utilaje, rate de productivitate, preturile materialelor si evolutia acestora, etc. Practica actuala arata insa cu totul altfel: achizitorul nu are cunostinte suficiente, nu este motivat corespunzator si solicita furnizorului datele necesare.

• Contabilitatea analitica a costurilor de proces care reflecta din punct de vedere al costurilor procesele cele mai importante din cadrul companiei si ofera date importante pentru analiza si deciziile pe componenta achizitiilor strategice.

• Evaluarea competenta a furnizorilor cu pana la 6 criterii de evaluare si fiecare criteriu cu pana la 6 subcriterii prezinta o imagine clara si detaliata asupra bazei de furnizori contribuind astfel la fundamentarea deciziei de selectie a furnizorilor pentru urmatorii 3-5 ani.

• Analiza lantului valoric din cadrul companiei in scopul optimizarii acestuia si cresterii performantei proceselor de valoare si reducerea simultana a resurselor angajate. In cadrul acestei analize un rol important il detine decizia „make or buy”.

• Privire de ansamblu asupra costurilor prin Total Cost of Ownership (TCO). Pretul de achizitie nu este si nu poate fi singurul element care sa fundamenteze o decizie de cumparare. Este nevoie de o conceptie exhaustiva asupra tuturor costurilor cauzate in timp de cumpararea unui bun sau serviciu.

In majoritatea departamentelor de achizitii primeaza munca de derulare si procesare si doar ocazional activitatea strategica. Odata cu reorientarea achizitiilor catre componenta strategica imaginea clasica a achizitorului trebuie sa se schimbe radical: cunostinte economice solide, gandire interconectata, atitudine pedagogica, organizare si managementul timpului, munca in echipa, gandire si actiune prin prisma prioritatilor, aptitudini de conducere, orientare catre rezultat, creativitate, capacitate analitica, stapanire de sine, altruism. Achizitorul cunoscator va domina pietele de achizitii viitoare si va contribui la succesul companiei.