Cele mai multe companii au portofolii diversificate de produse pe care doresc sa le vanda pentru a castiga cat mai mult. Cu cat sortimentul la vanzare (si desigur in productie) este mai mare, cu atat sunt mai mari asteptarile de castig. Realitatea ne dovedeste insa ca numeroase companii realizeaza profituri cu un numar limitat de produse din sortimentul lor. Mare parte din sortiment provoaca pierderi sau, in cel mai bun caz, abia reusesc sa acopere costurile variabile sau fixe pe care le cauzeaza. Din punct de vedere economic, astfel de produse ar trebui eliminate din portofoliu, dar, pe langa abordarea economica, trebuie luate in calcul si alte perspective, precum cea de marketing sau de customer service.

Inainte de a discuta despre optimizarea sortimentului si reducerea costurilor, companiile ar trebui sa cunoasca in detaliu situatia fiecarui produs in parte, care sunt costurile pe care acesta le provoaca si care este performanta lui la vanzare. Succesul unei companii nu se masoara doar in capacitatea acesteia de a genera vanzari, ci, mai ales, in capacitatea acesteia de a genera vanzari profitabile. Pornind de la costurile de productie si de vanzare pe care le cauzeaza fiecare produs in parte, practica demonstreaza ca doar 15-30% dintre produse genereaza profit, iar parte din acest profit se duce, de multe ori fara sa se constientizeze, catre subventionarea celorlalte produse. Indicatorul de performanta al oricarui produs este, in prima faza, analiza DB1, dublata ulterior de catre analiza DB2.

  1. Modelul de performanta DB1/DB2

Contributia bruta unitara (marja unitara pe costuri variabile sau DB1) este reprezentata de diferenta dintre pretul net de vanzare al produsului si costurile variabile care au contribuit la producerea lui. Rezultatul ne arata cat din pretul de vanzare al produsului contribuie la acoperirea costurilor fixe. Cu cat DB1 este mai mare cu atat creste performanta produsului respectiv.

Unde:

PVU este pretul de vanzare al unitatii de produs

Cv reprezinta costurile variabile, de ex.: materiale, salarii, etc.

Din suma tuturor DB1 ale fiecarui produs rezulta volumul DB1 sau DB1 total care trebuie sa fie suficient de mare incat sa acopere toate costurile fixe si sa genereze profit.

Cu toate acestea, nu este suficient sa consideram doar indicatorul DB1 pentru a masura performanta unui produs. De cele mai multe ori produsele genereaza costuri suplimentare care diminueaza, epuizeaza sau chiar depasesc rezultatul DB1. Vorbim aici despre costuri fixe care apar ca urmare a producerii si/sau vanzarii unui anume produs. Acestea sunt de fapt costuri fixe specifice precum: costuri echipamente specifice, costuri de setup utilaje/echipamente, costuri aprovizionare materiale/ componente, costuri comenzi, costuri depozitare sau costuri de imobilizare capital, costuri licente, etc. Adevarata performanta a unui produs este data de fapt de catre indicatorul DB2 care reprezinta diferenta intre DB1 si costurile fixe specifice produsului. DB2 se mai numeste si contributia neta unitara.

Unde:

DB1 este contributia bruta unitara

Cv sunt costurile variabile

Cfs sunt costurile fixe specifice ale produsului

Pe cale de consecinta, din suma tuturor DB2 ale fiecarui produs rezulta volumul DB2 sau DB2 total care este un indicator mult mai precis in evaluarea performantei produselor.

Un rol important asupra rezultatului DB2 il are si variatia consumului la fiecare produs in parte. Produsele care se vand in mod constant cauzeaza costuri fixe specifice mai mici (nu trebuie tinute pe stoc, iar setup-ul utilajelor/echipamentelor este mai rar), in timp ce produse cu variatii mari la vanzare (sezoniere, moda, etc.) sunt mai greu de planificat si coordonat, determinand costuri fixe specifice mai mari.

2. Analiza de portofoliu

Toate companiile ar trebui sa faca o analiza periodica a portofoliului de produse pentru a identifica produsele neprofitabile sau cu profit insuficient, a reduce costurile si a forta vanzarea produselor cu adevarat profitabile.

2.1 Definirea generatorilor de cost si a unitatilor de masura

In primul pas al analizei de portofoliu trebuie determinati si definiti generatorii de costuri fixe specifice si unitatile lor de masura pentru a putea repartiza ulterior aceste costuri produselor respective.

2.2 Calculul fiecarui generator de cost

In pasul urmator al analizei trebuie sa determinam marimea concreta a costurilor fixe specifice. De obicei obtinerea unor date exacte este dificila si necesita un efort de timp considerabil. Avantajul este ca, odata stabilite aceste formule, pe viitor nu mai trebuie decat actualizate. Nu pot fi obtinute date exacte pentru toti generatorii de cost si acolo unde acestea nu sunt 100% disponibile se poate lucra cu estimari, o precizie de 80-90% fiind, de regula, suficienta.

Cel mai usor se pot determina costurile care se masoara in timp de lucru, avand in vedere ca salariile sunt cunoscute, iar consumul de timp se poate stabili relativ simplu (de ex., timpul necesar pentru procesare sau setup). De asemenea, costurile cu depozitarea sunt usor de calculat, mai ales daca exista un centru de cost dedicat pentru depozit. Suprafata necesara fiecarui produs in depozit se poate determina la fata locului, iar durata medie de depozitare este usor de obtinut din date istorice. Costurile cu echipamentele specifice sunt, de asemenea, cunoscute si se determina prin amortizarea pe unitate produsa, iar costurile cu licentele specifice se raporteaza la volumul de produse.

Ceva mai greu de stabilit sunt costurile cu imobilizarea de capital. Aici este nevoie de un calcul complex pe intreg lantul valoric din companie, ceea ce este foarte dificil de obtinut chiar si pentru portofolii mici de produse. In acest caz se recomanda un calcul estimativ pornind de la costurile directe ale produsului (productie, administratie, marketing si vanzare). Practic, la costurile directe se va aplica o rata calculata a dobanzii pentru perioada scursa de la intrarea in depozit si pana la plata facturii de vanzare de catre client. Aceasta estimare este corecta daca ne orientam dupa principiul economic conform caruia banii rezultati din fabricarea produsului nu sunt disponibili imediat, ci abia dupa vanzarea lui catre client si achitarea contravalorii de catre acesta. Pentru aceasta perioada, compania se imprumuta la banca sau nu poate folosi resursele monetare intr-un mod eficient. Deci, la suma costurilor directe se aplica o rata calculata a dobanzii pentru perioada medie de retentie in depozit, plus termenul mediu de incasare al facturii de la client.

2.3 Determinarea performantei produselor

Performanta produselor rezulta din nivelul indicatorilor DB1 si DB2. Esential este nivelul DB2. Cu cat DB2 este mai mare cu atat este mai profitabil produsul si invers. Daca DB2 este negativ, atunci compania pierde bani, odata cu produsul in sine si a doua oara prin „subventia” primita din partea altor produse.

In exemplul prezentat se pot observa urmatoarele:

  • pentru produsele P5 si P7 indicatorul DB2 este negativ,
  • mai multe produse P3, P4, P6, P9 si P12 au un DB2 redus si extrem de redus
  • produse cu cifre de afaceri mici P1, P2, P11, P13 au un DB2 mare
  • produse cu cifre de afaceri mari P10 au un DB2 mai mic decat produse cu cifre de afaceri medii P8

3. Analiza de portofoliu combinata cu analiza ABC si XYZ

In continuare, analiza de portofoliu se poate combina cu analiza ABC si analiza XYZ.

Asa cum am prezentat intr-un articol anterior , cu ajutorul analizei ABC putem realiza o clasificare a produselor in 3 grupe in functie de caracteristicile volum si valoare. Grupa A reprezinta produse cu volum mic si valoare mare, grupa B cuprinde produse cu volum si valoare medie, iar in grupa C  intra produse cu volum mare, dar valoare mica. Atunci cand vorbim despre profitabilitate, trebuie sa ne orientam la indicatorul DB2 pentru obtinerea unei clasificari ABC corecte.

Analiza XYZ pe care, de asemenea, am prezentat-o intr-un articol anterior, reprezinta o clasificare a produselor in functie de ritmul lor de vanzare, care este un criteriu esential pentru succesul unui produs si influenteaza o serie de alti factori (costuri cu materiale si componente, gradul de incarcare al utilajelor, planificarea personalului, etc.). In grupa X intra toate produsele care se vand in mod regulat si prezinta abateri foarte mici in periodicitatea vanzarii, in grupa Y sunt cuprinse articolele de sezon si cu abateri previzibile la vanzare, iar grupa Z aduna toate produsele cu abateri mari la vanzare si imprevizibile in planificare. Deci, criteriile de clasificare sunt: constanta vanzarilor si previzibilitatea. Cu cat abaterile la vanzare sunt mai mici si vanzarile pot fi bine planificate, cu atat creste profitabilitatea unui produs. Intervalele XYZ trebuie bine definite si coroborate cu date istorice.

O analiza combinata ABC-XYZ in forma matriceala ar putea arata astfel:

Pentru o companie de succes, produsele atractive sunt cele care prezinta un DB2 mare si, in acelasi timp, variatii reduse la vanzare. Pe baza exemplului prezentat putem alcatui o analiza combinata, dupa cum urmeaza:

Matricea care rezulta din analiza combinata ABC-XYZ in exemplul prezentat ne indica un potential de imbunatatire pentru companie, avand ca obiectiv atragerea mai multor produse in campurile 1, 2 si 4 si reducerea produselor din campurile 3 si 9:

Pot fi luate in calcul mai multe actiuni precum: promovare accentuata la vanzare, masuri pentru reducere de costuri, modificare conditii comerciale, imbunatatire produse existente si dezvoltare de produse noi.

In practica companiei cifrele au un rol fundamental in eficientizarea activitatii, dar, in functie de context, nu poate fi singurul criteriu de decizie. Pe de o parte, decizia de optimizare a portofoliului este mult mai complexa si implica criterii strategice, de marketing, vanzari, R&D, etc. Pe de alta parte, analiza de portofoliu si calculul DB2 pentru bunurile produse si/sau vandute este un indicator puternic care trebuie sa determine eforturi concrete de reducere a costurilor pentru produsele cu DB2 negativ sau insuficient. Abia dupa epuizarea acestor eforturi, se va pune problema  eliminarii sau pastrarii in portofoliu a produselor in continuare neperformante.

Pentru alte informatii, detalii sau implementare concreta in compania dumneavoastra ne puteti contacta aici.